a. يجب تقديم الطلبات مع استمارة الطلب المتاحة على الموقع الالكتروني، والتي يجب تعبئتها بالشكل المطلوب. تحتفظ اللجنة الفنية للجائزة بحقها في رفض/استبعاد الطلبات الغير المكتملة.

b. يجب تقديم الطلبات باللغة الإنجليزية.

c. يمكن لنفس الفرد أو الفريق أو الجهة التقدم بطلبين كحد أقصى، وعلى أن تكون كل مشاركة في فئة مختلفة.

d. قد تقوم اللجنة الفنية للجائزة  بإدراج  الطلبات تحت فئات بديلة من الجائزة في حال مناسبتهم لفئات أخرى خلاف الفئات المتقدم إليها، وذلك دون ان يلزمها ذلك الحصول على اذن مسبق من مقدم الطلب.

e. يجب أن تكون الطلبات واضحة ومستوفية لكافة مبادئ ومعايير التقييم.

f. يجب أن تكون المشاريع المقدمة قيد التشغيل للمدة المحددة لتلك الفئة من الجائزة:

- بما لا يقل عن 12 شهر قبل تاريخ تقديم الطلب على جائزة المشاريع المبتكرة وفئاتها الفرعية

- بما لا يقل عن 6 شهور قبل تاريخ تقديم الطلب على جائزة الابتكار في البحث والتطوير وفئاتها الفرعية

- بما لا يقل عن 3 شهور قبل تاريخ تقديم الطلب على جائزة الابتكارات الشابة

g. يجب أن ترفق جميع الطلبات المقدمة مع المستندات المؤيدة لعرض أداء المشاريع المقدمة. 

h. يمكن للمتقدمين بالطلبات ترشيح انفسهم او ان يتم ترشيحهم من قبل افراد أو مؤسسات مهنية متخصصة. يجب دعم كل طلب  برسالة رسمية من صاحب العمل أو المؤسسة التعليمية التي ينتمى اليها مقدم الطلب، ان وجد.

i. قد تطلب اللجنة الفنية للجائزة من مقدمي الطلبات المزيد من المستندات الداعمة، وقد تقوم  بزيارات ميدانية لمواقعهم او مواقع المشاريع خلال فترة التقييم. 

j. تحتفظ اللجنة الفنية للجائزة بحقها في استبعاد الطلبات المتأخرة و الغير مكتملة. بالإضافة، إلى حجز الجائزة لأي فئة في حال لم تستوفي الطلبات المقدمة لمبادئ و معايير التقييم.

k. سيتم الإعلان عن الموعد النهائي لاستلام الطلبات في وسائل الاعلام والموقع الإلكتروني.

l. يعتبر قرار اللجتين الفنية والتنفيذية للجائزة نهائياً، ولن يتم إعادة النظر فيه أو تعديله بعد اتخاذه